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对信用管理人员而言，如何发挥信用管理部门的最大作用，这个问题是反复思考的。不同企业信用管理的细节迥然不同，但是采用一定的标准让信用管理部门充分发挥作用，非但是有可能的，而且也是必然的。信用经理的主要职责之一，在于选择最恰当的标准，该标准大体取决于企业规模、预算约束、市场地位以及行业惯例，等等。优化管理流程，获得最佳业绩，在建立或完善企业的信用管理标准的过程中，企业各方面的绩效也能够得到同步的提高。
在信用管理领域，要让信用管理部门发挥作用，取得最佳业绩，有三个基础方面可供着手：部门组织和管理、客户服务、优化流程，建立信息系统。这三个方面是相互联系，相互影响的。
一、信用管理部门的组织与管理
1．形成正式的书面的信用政策和操作手册
在信用管理部门，甚至在更广泛的整个公司其他领域，行之成文可以避免不必要的混淆和差错。成文的信用政策只有被广泛接受和有效实施才能真正发挥作用。既可以清晰地向所有销售人员以及一切与信用相关的其他人员表明公司的愿景，同时也更易于向客户、中间商等重要的利益相关者传达这方面的信息。
操作手册，是对所有部门员工以及与信用相关的公司其他部门员工日常工作局体操作步骤的详细说明，以及应对各种突发事件的正确措施，起规范行为的作用，并方便人员随时查询。
2．聘用合适的员工
众所周知，如果员工不能或不愿意面对挑战，再宏伟的目标也难以实现。因此在招聘过程中，需要选择那些能够胜任这些挑战的人员。具有特殊技能或是丰富经验的员工的加入，可以大大提高部门的整体水平。信用经理并不希望自己的员工如出一辙，需要团队中所有的成员既能密切合作，又能相互竞争，用这种方式持续有效地提高专业技能。
3.给员工提供适当的培训
招聘合适的员工只是提升信用管理部门整体水平的一个方面，在此基础上，还需要对员工就信用政策、流程以及技能等方面给予必要而持续的培训，这些训练有素的员工会在今后直接对信用管理部门的表现产生影响。
4．在信用与销售部门之间共享客户信息
至关重要的信息常常会埋没在不同的部门中，信用管理部门必须设法获取并汇总这些分散的信息，通过分析有价值的内容，帮助销售团队维持乃至提高公司的销售收入。这个过程是一个价值增值的过程，同时也强化了信用部门和销售部门之间的关系。销售团队一旦发现了这些信息的价值，就会主动与信用部门交流分享客户信息，因此需要信用管理部门主动地展示信息的价值。
二、客户服务
1．建立与客户直接沟通的渠道
当客户遇到问题时，能够和信用部门人员进行直接进行沟通非常重要。在客户服务环节，客户不仅需要对问题的及时回答，更希望获得快速解决的有效途径，因此，直接的联系方法可以强化与客户的关系。这不仅仅是为了尽量保证货款的安全及时回笼，更可以及时发现公司内部存在的隐患。
2．通过信用管理和账款追收流程提高客户满意度
不同于公司内其他职能支持部门，信用管理部门的人员还需要关注客户对公司的看法。及时获得客户反馈是非常有价值的，客户满意起源于客户与公司的顺利合作，因此，信用管理部门需要尊重和及时兑现对客户的所有承诺，确保客户的疑问得到快速的反馈，跟踪客户疑问的结果过程，识别和消除导致客户不满意的任何因素。
3．确保与客户接触的所有人员都能清楚地向客户传达公司的信用政策和目标客户必须清楚地知道公司的信用政策，明确自己所获得的有限资源是有条件的，教育甚至是迫使客户与公司进行良性的合作，而不是有机可乘，是所有与客户接触的公司人员的共同义务，对这个义务的明确并不断强调，则是信用管理部门的责任。
三、优化流程，建立信息系统
1．提供便捷的途径获取可靠的信息
信用管理部门相当一部分时间都是用在收集信息而不是运用信息，这是因为数据资源通常都是散布在各个部门。在这种情况下，由于缺乏明确详尽的流程，信用管理人员在收集信息时，往往各行其事，这大大降低了信息收集和处理的效率。因此，信用管理部门需要建立便捷的渠道以便获得各方面信息，整合分散在各部门各业务单元的客户信息，并保持这些信息触手可得。
2．运用投资组合管理技术管理应收账款账户
应收账款的组合管理在企业的管理实践中并没有得到充分的运用，国内大多数企业更侧重于信用决策，而不注重对应收账款的组合监控。这种情况其实是可以得到改善的，目前各类强大的计算机软件已经可以方便地对应收账款进行深入分析，这些分析对信用管理部门采取适当的措施避免应收账款的内在风险提供了极大的方便。信用管理人员可以通过对每一个客户进行信用评级，从而为每个客户赋予一个风险级别，不同的风险级别对应不同的销售策略、信用条款和收账措施。同时还要利用行为评价系统来检测客户的付款行为、信用条款的使用情况、盈利状况等外部要素，不断更新风险评级。
3．对订单进行实时自动审核
许多信用管理部门在逐笔订单审核上花费了大量不必要的重复时间。随着电子商务的出现，实时地审核、发放订单已经成为当务之急。部分计算机软件（比如SAP系统）已经具备了这方面的功能，利用系统内预先设定好的功能和条件，计算机系统尽可以在规定的信用额度和信用期限内自动处理订单，这可以大幅度提高信用管理部门的工作效率，同时缩短满足客户需求的周期。如此一来，信用部门的主要工作之一就转变成利用信用评级技术对新客户订单进行审核。
4．衡量投入和结果
信用管理部门通常把DSO天数以及每月应收账款账龄这两个方面定期对外报告。这两个指标从时间角度提供了有价值的信息，但是并没有揭示出信用管理的全貌。因此还需要对电话催收、信用条款调整、差错率、付款承诺的兑现、预期收款量等情况进行更全面地衡量。信用管理部门应该向管理层提供及时的有价值的报告，定期的报告有助于管理层评价该部门的动态和趋势。
综上所述，信用管理人员将在企业中起着至关重要的作用！为此，上海正信方晟将于2007年5月12日开设“高级信用管理员”认证课程，由中国商业技师协会颁发证书，培养企业高级信用管理人才。（未经上海正信方晟许可，本文不得以任何形式转摘和编摘！）
作者简介：沈淳然先生，上海正信方晟教育培训中心信用管理资深培训师、教务主管，中国商业技师协会授权专业职业培训认证师、上海市信用培训和考核办公室信用管理注册讲师。
沈淳然先生拥有十余年多行业丰富的信用管理工作经验，在建立信用管理体系及组建专业的信控队伍、贸易风险全程控制、有效沟通、提升账款质量等方面，通过对数百家各类企业的战略管理、组织管理、营销管理、财务管理、信用评估、商帐管理等方面的成功咨询，深度剖析企业的信用管理案例，总结了非常丰富的企业信用管理实际操作经验。同时，沈淳然先生也参与了各级政府区域信用体系建设的咨询工作、数十家大型上市公司信用管理体系的建立与完善咨询工作、银行金融业贷款评估及贷后跟踪管理体系的建设工作。（完）
